APP-System в оперативной полиграфии.

В этой небольшой заметке мы коснемся одной - может быть неожиданной - функции программного комплекса для автоматизации полиграфического производства (APP-System), а именно: функции предотвращения случаев отгрузки неоплаченной или частично оплаченной продукции на предприятиях оперативной полиграфии.
Но сначала - немного истории.

Термин "оперативная полиграфия" появился в нашем лексиконе около 10 лет назад. В самом названии заложено отличие "оперативки" от "большой полиграфии" - сжатые сроки изготовления продукции. Однако, это отличие существенное, но не главное.
Принципиальная новизна народившейся подотрасли полиграфии - в ассортименте выпускаемой продукции и её тиражности.
Предприятия - или как модно стало их сейчас называть - Центры оперативной полиграфии были нацелены на комплексное обеспечение клиентов так называемой "бизнес-продукцией" и рекламными материалами: от визиток и фирменных бланков до офисных табличек и пломбираторов. При этом тиражи продукции даже "рядом не лежали" с тиражами "большой полиграфии", меряющихся десятками тысяч и миллионами экземпляров. "Нормальным тиражом" стали даже сто экземпляров, а на некоторые виды продукции - и пять-десять.
Возникающие предприятия "оперативки" зачастую имели штат сотрудников численностью 3-5 человек. Из технологий - цифровая печать, тиражирование на ризографе да горячее тиснение. Каждый сотрудник совмещал обычно несколько должностей: один был менеджером по работе с клиентами, верстальщиком и печатником; другой бухгалтером, снабженцем и кладовщиком и т.д.
В те времена большинство клиентов знали "в лицо", а текущий план выпуска продукции легко умещался на одной тетрадочной странице и в головах всех сотрудников. Самым распространенным способом оплаты была 100-процентная предоплата. Естественно, вопрос об автоматизации учета выпускаемой продукции был просто не актуален.
Шли годы. Страна пережила дефолт. На заре нынешнего тысячелетия в России начался экономический подъем. Ежедневно рождались новые и новые предприятия, старые переходили на "рыночные формы хозяйствования". А как известно - рынок это торговля, а "двигатель" торговли - реклама.

Развитие "оперативки" получило мощный импульс. Увеличивался объем выпускаемой продукции, повышалось качество. "Оперативка" обзавелась линиями для трафаретной печати, плоттерами, гравировально-фрезерным оборудованием, прессами для термопереноса. Но специфика оставалась прежней - малые тиражи и широкий ассортимент.
Увеличение объемов с необходимостью вызвало структуризацию предприятий. Теперь заявку на изготовление продукции формировали в отделе по работе с клиентами, счета выписывала бухгалтерия, а отгружали продукцию на складе.
Со своей стороны и клиенты стали более "привередливые". Многие стали выдвигать условием размещения заказа частичную предоплату, а постоянным клиентов вообще предоставлялась отсрочка платежа до факта выдачи продукции.
Наши сотрудники начали буквально "тонуть" в потоке заявок, уточнений, дополнений, корректировок. Все чаше стали происходить случаи отгрузки неоплаченной или частично оплаченной продукции.
Нет необходимости пояснять, сколько сил, а порой и нервов, требовало "выбивание" недоплат.
Проблема стала нарастать как снежный ком: нагрузка на сотрудников росла, а эффективность их работы падала.
Мы стали искать выход из сложившейся ситуации, и нашли его в приобретении программного комплекса APP-System. Все стало просто как дважды два - четыре: причастные к отгрузке сотрудники в реальном режиме времени видят на экране своего монитора список находящихся в работе заказов, в котором красным цветом выделены "должники". Необходимость выискивать в ворохе документации нужную заявку и разбираться в нюансах оплаты заказа отпала сама собой. Случаи выдачи неоплаченных заказов одномоментно свелись к нулю.
Безусловно, это далеко не единственная и, вероятно, не главная функция APP-System. Разработчики программы предлагают пользователю множество полезных и удобных сервисов. Однако, на этом небольшом примере мы постарались показать, что даже использование только одной функции дает экономический эффект многократно превышающий стоимость приобретения программного продукта.
Мы уверены, что любое полиграфическое предприятие, будь то "оперативка" или "большая полиграфия", найдет для себя полезные аспекты программы, которые позволят существенно сократить издержки производства, усовершенствовать учет, повысить управляемость типографией.